SharePoint als intern communicatiemiddel bij het Nordwin College

Hoe ga je als docent of schooldirectie om met informatievoorziening binnen jouw onderwijsinstelling? Biedt jouw school al één centrale plek aan voor nieuws- en interne informatievoorziening? Er zijn inmiddels diverse digitale tools beschikbaar waarmee je de interrne communicatie op scholen kunt optimaliseren. SharePoint is daar één van de mooiste voorbeelden van. 

Ga naar de website van het Nordwin College

Ga naar de website van het Nordwin College

Het Nordwin College, een voortgezet onderwijsinstelling in Friesland, werkt sinds enige tijd met een uitgebreide SharePoint-omgeving die gebruik wordt als intranet. Hands on heeft deze in 2014 al voor het Nordwin College gerealiseerd, volledig in Office 365. Tijd voor een update: Hoe bevalt het bij de medewerkers en hoe wordt SharePoint nu precies ingezet op deze school?

Waarom SharePoint in het onderwijs?

Waarom zou je als onderwijsinstelling gebruik maken van SharePoint als intranet? Over deze keuze bij het Nordwin college schreven we bij Hands on eerder al dit artikel. Andries Kuipers voegt daar nog aan toe: “In de oude situatie maakten we eens in het jaar voor elke medewerker een ‘jaarboekje’, met informatie als ‘wie is wie? wat vind je waar?’ en diverse contactgegevens. Deze werden vervolgens 500 keer gedrukt. Maar deze informatie verandert ieder jaar en soms zelfs door het jaar heen. Nu hebben we één centrale, digitale omgeving waarin al deze gegevens te allen tijde up-to-date zijn.

Maximale adoptie van het intranet

Hoe zorg je ervoor dat de introductie van een intranet op basis van SharePoint succesvol verloopt? Belangrijk hierin is dat gebruikers gestimuleerd worden. Andries Kuipers: “We hebben bewust niet voor een top down, maar voor een bottom up benadering gekozen. Dit betekent dat we hebben gehandeld vanuit individueel belang: Wat zoekt een bepaald type medewerker? Welke behoefte heeft een teamlid? Wat voor documenten worden veelgebruikt door leerlingen? Op die manier hebben we getracht vanaf moment één te denken vanuit degene waar we dit platform voor hebben neergezet; de gebruiker. Alleen dan creëer je draagvlak en maximaliseer je de adoptie en het gebruik van dit medium. Zo hebben we aan het begin van het project een doelgroepanalyse gemaakt. Welke type content is voor welke doelgroep gemaakt? Dit hebben we schematisch weergegeven en zo zijn we gekomen tot een matrix aan informatievoorziening.”

Hoe maakt het Nordwin College nu gebruik van SharePoint?

Klik op de foto om te vergroten

Klik op de foto om te vergroten

Zowel leerlingen als docenten en medewerkers gebruiken de SharePoint-omgeving als hun centrale plek voor informatievoorziening. De startpagina is voor beide doelgroepen anders opgezet, zodat iedereen zo snel mogelijk bij de informatie kan komen die voor hem of haar het meest relevant is. 

Via dynamische nieuwsitems, handige snelkoppelingen en veel geraadpleegde informatie vinden de docenten en leerlingen sneller handige content. Daarnaast biedt de omgeving plaats aan een uitgebreide documentbibliotheek, waar de wat meer ‘statische’ informatie terug is te vinden. De volledige omgeving is helemaal in de huisstijl van het Nordwin College, waardoor het voor alle gebruikers vertrouwd aanvoelt. Ook dit draagt bij aan optimale adoptie van het platform. Ook aan de details is gedacht: Voor leerlingen die moeite hebben met lezen heeft men zelfs een dyslexie-vriendelijk lettertype geïmplementeerd.

I-Coaches vormen een brug tussen IT-regie en docenten

IT neemt een vooraanstaande rol in bij het Nordwin College. De directie heeft uitgesproken graag voorop te lopen op dit gebied. Bij het Nordwin college zijn daarom een drietal I-coaches aangesteld. Dit zijn medewerkers van de school, die een brug vormen tussen IT-regie en de docenten.

Klik op de foto om te vergroten

Klik op de foto om te vergroten

Doel van deze I-coaches is om ervoor te zorgen dat wensen en uitdagingen op IT-gebied vanuit de medewerkers kenbaar worden gemaakt bij de directie en dat nieuwe technologie zo optimaal mogelijk ingezet en geadopteerd wordt door docenten. Op deze manier wordt begrip en draagvlak vanuit beide kanten gecreëerd.

Gebruikt het Nordwin College alleen SharePoint?

Maakt het Nordwin College dan geen gebruik meer van een traditionele fileshare? Gedeeltelijk nog wel. Om samen te werken aan documenten die nog niet gereed zijn om te publiceren worden nog documenten op de server opgeslagen. Dit is enerzijds historisch zo gegroeid. Voor veel gebruikers zou de stap om in één keer over te stappen op SharePoint te groot zijn. Anderzijds bieden veel additionele softwarepakketten in het onderwijs de koppeling met SharePoint nog niet.

De leerlingen van het Nordwin College maken daarentegen helemaal geen gebruik meer van “traditionele” opslag. Zij gebruiken enkel en alleen OneDrive van Office 365. Omdat zij hiermee 'opgroeien' zie je dat adoptie hier geen probleem is. Bij aanschaf van nieuwe software wordt gelet op ondersteuning van cloud-opslag.

Meer weten over SharePoint in het onderwijs?

Wil je meer weten over SharePoint? Of wat SharePoint kan betekenen voor jouw onderwijsinstelling? Neem dan contact op met Eddy Boon, Sales Consultant bij Hands on. Hij helpt je graag verder.